フェス運営・開催する際の（音楽イベント等）ポイントや費用を解説

手順別！フェス運営のポイント

フェスを運営するには、さまざまな準備が必要です。ここでは、フェスを運営する際のポイントを手順別に解説します。これらを基に、開催までのスケジュールと当日のタイムテーブルをシミュレーションしていきましょう。

STEP1.フェスを開催する目的を考える

フェスの準備を始めるにあたって、まずは開催目的を明確にしておくことが重要です。

開催目的を明らかにすることで、フェスのコンセプトが定まり、ターゲットに合った施策を検討できるようになります。開催目的として以下の項目を具体化させることで、その後の準備をスムーズに進められます。

・どのようなイベントにしたいか
・参加者層の想定
・いつ、どこで開催するか

STEP2.スケジュールを考える

フェスの目的やコンセプトを策定したら、当日までのスケジュールを立てます。その際は、半年前までさかのぼった計画を立てることがポイントです。開催するフェスの内容や規模によって準備期間は異なりますが、目安となるスケジュールは以下のとおりです。

・半年〜4か月前：開催する会場と音響担当の選定、出演者との出演契約・出演予約
・4か月〜2か月前：具体的な内容の最終決定、広報担当へのフライヤー依頼など
・2か月〜10日前：広報活動やチケットの販売
・10日〜当日：当日に向けた会場設営

会場を選定する際は、近隣住民へ配慮し、騒音対策ができているか、交通アクセス等についても確認しておきましょう。

STEP3.収支計画を考える

フェスを開催する際は、収支計画を考えることも大切です。各項目の費用を洗い出して、どれくらいの利益を上げられるかを予測したうえで予算を策定します。

▼支出
・会場費：会場をレンタルする費用
・機材費：音響や照明にかかる費用
・広報費：チラシやパンフレットの作成やチケットの販売にかかる費用
・出演費：出演者への依頼で発生する費用
・人件費：フェスに携わるスタッフに発生する費用

▼収入
・チケット売上：参加者がチケットを購入した際に発生する収入
・物販：フェスに関する商品の売上
・出店：イベントで店を出した際の売上
・協力金：スポンサーがつく場合に発生する収入

STEP4.スケジュールに沿って準備を行う

収支計画を基に予算を策定したあとは、スケジュールに沿って準備を進めます。その際は、以下のポイントに気をつけましょう。

・関係者と早期のスケジュール調整を行う
・出演者・スタッフへの報酬を確保する
・余裕を持って運営スタッフを確保する
・駐車場・トイレの数・場所を確認する
・会場設営や音響の委託先を選定する

出演者・出店者のスケジュール調整は半年前に済ませておき、報酬を払えるように予算を確保しておく必要があります。受付や見回りを担当するスタッフを多めに確保しておくことで、当日トラブルがあっても対応しやすくなります。

また、参加者が会場に来てから帰るまでの流れをシミュレーションして、駐車場やトイレの数・場所に問題がないかを確認しておくことが重要です。

STEP5.広報を行う

集客につなげるための事前の広報活動が、フェスを成功に導くポイントとなります。

インターネットが広く普及した現代では、従来のオフラインだけでなく、オンラインでの宣伝手段があります。集客したいターゲット層にアプローチできる手段を選択することが重要です。主なチャネルと特徴は、以下のとおりです。

・SNS：LINE・Twitter・Instagramなど、多くの人の目に触れることが期待できる
・チラシ：参加者になりうる人への直接的なアピールができる
・Web広告：細かなターゲティングによって広告を届けられる

なお、チケットの販売手段については、コンビニやインターネットなど参加者が購入しやすい手段を用意しましょう。フェスに興味を持った人が気軽に参加できるようになります。

STEP6.当日の運営を行う

当日の運営では、多くのスタッフが同時に動きます。その際、当日のみ参加するスタッフや、事前知識のないスタッフが来ることも考えられます。

スタッフが迷わず行動できるように、当日の運営の詳細や起こりうるトラブルへの対応を記載したマニュアルを作成しておくことがポイントです。

マニュアルにまとめる内容には、以下が挙げられます。

▼マニュアルにまとめる内容例
・イベントの日時・場所・時間
・全体のスケジュール
・スタッフの配置図
・当日のタイムテーブル
・配布物や使用する部品一覧
・想定されるトラブルと対処法

STEP7.事後処理を行う

イベントが終了したら事後処理を行います。

参加者を見送り、会場の片付けや清掃を始めます。落とし物やごみの取り扱いについて事前にスタッフへ周知しておくと、スムーズに進められます。

また、参加者にアンケートをお願いしたり、お礼のメールを送ったりして、参加者の反応からイベントの効果を確かめることもポイントです。フェスに参加した人の属性と反応をデータベースにまとめておくと、次回のイベントに役立てられます。

モバイルオーダーシステムで当日の物販業務を効率化！

フェスで商品・グッズを販売する場合、スタッフによる誘導案内や金銭の受け渡しが必要になり、待ち時間や会計ミスなどトラブルが発生する可能性があります。

より効率的に物販業務を行うには、「モバイルオーダーシステム」の導入が有効です。モバイルオーダーシステムを導入すると、以下のメリットがあります。

▼物販にモバイルオーダーを導入するメリット
・物販業務の工数を削減して、スタッフの数を最小限にできる
・参加者の待ち時間を減らせる
・人の密集を避けられる

導入する時は、モバイルオーダーを用いた業務内容をスタッフに周知して、当日までにトレーニングしておくとスムーズに運営できるようになります。

まとめ

フェスを開催することになった際は、余裕を持ったスケジュールで準備を進めることが重要です。参加者に楽しく過ごしてもらうことはもちろん、収支計画に基づいた予算を策定すること、運営体制に応じたスタッフの人数を確保しておくことがポイントです。また、フェスで物販を行う際は、会場でスムーズに商品を受け取れる「モバイルオーダー」の導入もおすすめです。

『L.B.B.Cloud』では、フェスをはじめとするイベント事業を行う企業さまに役立つモバイルオーダーシステムを提供しています。LINEと連携したモバイルオーダーによって、事前に物販を購入して、会場で受け取ることが可能です（現地でのレジ支払いにも対応）。

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